L’assistant ou l’assistante de gestion en pharmacie exécutent de nombreuses tâches administratives liées à l’organisation de la pharmacie, à la promotion des ventes et à la relation avec la clientèle. Ils coordonnent les activités, gèrent le personnel et les stocks de marchandises et tiennent la comptabilité. Agissant par délégation de compétences, les assistants de gestion en pharmacie appliquent au quotidien les décisions prises par le pharmacien ou la pharmacienne responsable.
Leurs principales activités consistent à :
Organisation et gestion
- répartir les tâches entre les collaborateurs, les assister dans la relation avec les clients (vente et conseil de médicaments, de produits diététiques, de cosmétiques ou d’articles de bien-être);
- appliquer les mesures de sécurité sur le lieu de travail, assurer l’entreposage et l’élimination de certains produits selon les dispositions légales en matière de santé et de protection de l’environnement qui sont en vigueur;
- gérer les stocks et les relations avec les fournisseurs;
- actualiser les dossiers informatisés des clients, contacter des compagnies d’assurances et d’autres institutions par téléphone, fax ou messagerie électronique;
- protéger les données, archiver les dossiers et s’occuper du contentieux (les impayés);
- tenir la comptabilité, calculer la rentabilité et communiquer les résultats financiers de la pharmacie aux responsables;
Marketing et vente
- créer des concepts marketing, planifier et mettre en œuvre des offres commerciales dans le but d’optimiser les ventes, d’acquérir de nouveaux clients et de fidéliser les autres;
- prospecter et comparer les tarifs des fournisseurs, calculer et négocier les prix des marchandises;
- limiter les coûts en matière de publicité, respecter les budgets;
- établir les statistiques des ventes et des stocks;
- rendre l’espace de vente attractif et fonctionnel;
Gestion du personnel
- prendre en charge les différents aspects des ressources humaines: contrats de travail, assurances sociales, salaires, gestion des horaires, etc.;
- encadrer le personnel et gérer les conflits;
- recruter de nouveaux employés et former des apprentis;
- organiser des cours de formation continue à l’interne.
Environnement de travail
Les tâches et le niveau de responsabilité de l’assistant ou de l’assistante de gestion en pharmacie varient selon l’importance de leur lieu de travail: dans une officine, ils supervisent l’ensemble des activités déployées, dans une structure de distribution de médicaments, ils sont attachés à un département. Les horaires de travail sont généralement réguliers dans l’industrie alors que ceux d’une pharmacie comprennent des heures de garde le soir et le week-end. L’ordinateur est leur principal outil de travail et ils sont en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs (clients, fournisseurs, collègues de travail, direction).