Secrétaire médical / Secrétaire médicale

Le secrétaire médical ou la secrétaire médicale gèrent le travail de bureau dans un cabinet médical, une clinique ou un hôpital. Ils organisent les rendez-vous, réceptionnent les patients et classent les divers documents afin d'assurer le suivi des dossiers (fichier médical du patient, facturation, rapport d'analyse, etc.). Contrairement aux assistants médicaux, les secrétaires médicaux ne secondent pas les médecins durant les consultations (laboratoire et radiologie).

Leurs principales activités consistent à:

Gestion des rendez-vous et accueil des patients

  • recevoir les appels téléphoniques, fixer les rendez-vous et tenir l'agenda;
  • organiser la journée du cabinet médical selon les visites, les consultations et les diverses obligations programmées;
  • accueillir les patients; préparer les dossiers et les remettre au médecin, les classer à la fin de la consultation;
  • présenter des radios, des pansements ou autre matériel pour faciliter l'examen pratiqué par le médecin;

Administration

  • tenir à jour le fichier des patients;
  • s'occuper de la correspondance (en particulier avec les compagnies d'assurance-maladie et accident) et de la comptabilité (facturation, TARMED, relevés d'honoraires) sur l'ordinateur à l'aide de logiciels spécifiques à la bureautique médicale;
  • relever et assurer le suivi de la messagerie électronique;
  • dactylographier des rapports, le plus souvent sur traitement de texte, des comptes rendus de conférences et divers autres documents;
  • retranscrire des informations ou des messages enregistrés sur dictaphone;

Commandes et entretien

  • recevoir les représentants, participer aux entretiens avec les spécialistes pharmaceutiques;
  • commander le matériel et les médicaments; entretenir des contacts avec les fournisseurs;
  • préparer, désinfecter et ranger les instruments.

Environnement de travail

Les secrétaires médicaux sont généralement intégrés à une équipe, mais peuvent aussi assumer seuls toutes les tâches administratives du cabinet. Dans les cliniques et les hôpitaux, leurs horaires de travail peuvent être irréguliers pour permettre d'assurer des permanences.