Assistant de direction BF / Assistante de direction BF

L'assistant ou l'assistante de direction secondent les cadres d'entreprise en les déchargeant de toutes les tâches administratives. A l'aide des technologies de l'information et de la communication (TIC), ils organisent le travail de secrétariat: rédaction de correspondance, saisie et diffusion de documents, gestion de l'agenda, planification de réunions de travail, de voyages d'affaires, d'événements, etc.
Les assistants de direction agissent par délégation de compétences et mettent en pratique les décisions entrepreneuriales.

Leurs principales activités consistent à:

Communication

  • prendre en charge la partie administrative de l'entreprise ou du département, organiser, planifier et distribuer le travail;
  • rédiger du courrier selon les consignes du responsable, saisir des procès-verbaux, des rapports, parfois en plusieurs langues;
  • tenir l'agenda, fixer et noter les rendez-vous, organiser des réunions de travail, des voyages d'affaires;
  • exploiter des informations et les transmettre à l'aide d'instruments de communication (téléphone, fax, messagerie électronique, Intranet);
  • maîtriser les outils informatiques (traitement de texte, tableurs, graphiques, bases de données); appliquer les règles qui régissent la signature électronique;
  • protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers;
  • organiser les systèmes de classement et d'archivage de pièces comptables, documents techniques, dossiers de collaborateurs, etc.;
  • encadrer le personnel de secrétariat et superviser son travail;

Information

  • procéder à la synthèse de données internes avant diffusion: rapports, statistiques, bilans, etc;
  • recueillir, enregistrer, traiter et diffuser des informations à l'aide de l'informatique; numériser, télécopier, multicopier des documents;
  • mener des tâches de communication, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise ou de l'administration publique;
  • respecter les objectifs fixés et limiter les coûts en matière de publicité, marketing et relations publiques;
  • collaborer à l'organisation de salons, de congrès ou de manifestations;
  • accompagner parfois le patron dans ses déplacements;
  • accueillir, recevoir et renseigner clients ou visiteurs.

Environnement de travail

L'assistant ou l'assistante de direction travaillent en équipe au sein d'une entreprise, d'une association ou d'une administration publique. Le niveau de leurs responsabilités dépend de leurs qualifications et de la taille de l'entreprise ou du service. Ils doivent faire preuve d'une grande disponibilité pour répondre à la variété des demandes, souvent dans des délais très courts. Leurs horaires sont parfois irréguliers.